5 modi di automatizzare attività in azienda con Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot è uno strumento basato su intelligenza artificiale pensato per velocizzare e automatizzare attività lavorative. Si tratta di una delle AI più diffuse in azienda perché integrato nell’ecosistema Microsoft.

Orientarsi tra le sue numerose funzionalità può risultare complesso. Molti professionisti, infatti, conoscono e utilizzano solo una frazione delle sue potenzialità, perdendo preziose opportunità di ottimizzazione di processi lunghi e noiosi.

In questa guida, estratta dal video tutorial in basso, scoprirai 5 casi d’uso pratici di Copilot Microsoft 365 peri gestire trascrizioni di riunioni in Teams, analisi dati nella chat AI di Microsoft e la produzione assistita di presentazioni in Powerpoint.

Quale è il principale vantaggio di usare Copilot durante una riunione Teams?

Durante una videochiamata su Teams puoi registrare una riunione, trascrivere l’audio e applicare sottotitoli in tempo reale grazie all’intelligenza artificiale. Il vantaggio è non perdere informazioni salienti e ottenere un riassunto utile per il tuo team.

Per procedere attiva la trascrizione dai tre puntini del menu in alto. Questa operazione crea la base per l’intervento successivo dell’assistente virtuale. Come anticipato, puoi anche abilitare i sottotitoli in tempo reale, per identificare chi parla e cosa viene detto.

L’icona di Copilot in alto a destra ti permette di interagire con l’assistente durante la call, è come avere un membro aggiuntivo del team che fornisce feedback immediati. Durante la riunione puoi richiedere riassunti istantanei di quanto discusso fino a quel momento.

Terminata la videochiamata, accedi alla chat di Copilot all’indirizzo m365.cloud.microsoft e utilizza il comando slash per richiamare i riassunti delle riunioni. Se non li trovi nella sezione “Riunioni”, controlla sempre in “Chat”. Da qui puoi chiedere un riassunto completo di tutto quello che è stato detto, ottenendo i contenuti principali e il ruolo di ogni speaker.

Cosa può fare Copilot su Outlook?

Copilot può riassumere, classificare e scrivere email in Outlook. In questo modo puoi risparmiare molto tempo nella gestione della corrispondenza.

Cliccando sull’icona di Copilot in alto a destra, attivi la chat. Puoi richiedere all’intelligenza artificiale un’analisi delle email che richiedono risposte immediate utilizzando il prompt: “Analizza le email e ordinale per urgenza di risposta”. L’assistente virtuale fornirà una sintesi ordinata per priorità e potrà aiutarti nell’organizzazione delle risposte.

Dalla chat generale (m365.cloud.microsoft), digita slash, seleziona le email da gestire e utilizza prompt strutturati come: “Organizzale per tipo e urgenza. Definisco urgenza alta entro 3 giorni, media entro una settimana. Indica azioni richieste, scadenze e persone del team da coinvolgere.”

Il risultato è una classificazione dettagliata delle email con scadenze visibili, tabelle esportabili in CSV per la condivisione con i colleghi e bozze di risposta già pronte per ogni comunicazione.

Come usare la chat di Copilot 365 in modo efficace

Copilot può aiutarti nell’interpretazione di dati. Dalla chat di 365 digita slash, seleziona i documenti Excel da analizzare e utilizza un prompt specifico: “Analizza questo dataset sulla formazione aziendale e identifica i corsi più problematici (tasso di partecipazione sotto il 75%). Indica i docenti più efficaci, i reparti con criticità, le modalità più efficaci e gli investimenti necessari.”

L’assistente virtuale fornirà un’analisi dettagliata e potrà creare grafici esplicativi (a barre per le medie per docente, a linee per i trend di partecipazione). Queste risposte sono esportabili in PNG o come codice.

Automatizza le presentazioni in PowerPoint con Copilot

Per attivare la chat di Copilot in PowerPoint clicca sull’icona in alto a destra o su “Crea presentazione vuota” in alto a sinistra. Carica il file di riferimento e fornisci istruzioni specifiche come: “Focalizzati sui corsi e le modalità di formazione più efficaci.”

Prima della generazione, puoi scegliere il layout grafico tra i template Microsoft disponibili. L’assistente virtuale proporrà una struttura con numero stimato di diapositive, modificabile aggiungendo o rimuovendo argomenti.

Le slide generate sono personalizzabili manualmente o chattando con Copilot.

Trasformazione documenti complessi in Word con Copilot

Copilot trasforma documenti tecnici e burocratici in strumenti operativi immediati, come checklist per il personale operativo. Per attivare la chat di Copilot in Word clicca sull’icona dell’AI in alto a destra.

Prova a convertire un manuale di controllo qualità in una checklist operativa, utilizza un prompt dettagliato: “Trasforma questo manuale di 8 pagine in una checklist operativa immediata per un operatore di magazzino. La checklist deve contenere azioni verificabili, essere utilizzabile da chi non ha letto il manuale, stare in massimo una pagina e includere caselle di spunta per ogni controllo.”

Il risultato è una lista di controllo pratica e immediata. Se esegui la trasformazione nella chat principale di Copilot, puoi usare la funzione “Modifica in page” per creare una pagina interattiva , modificabile e condividibile attraverso link sicuri con i colleghi dell’organizzazione.

Copilot Microsoft 365 dimostra la sua efficacia quando viene utilizzato con strategia chiara, conoscenza approfondita del contesto aziendale e dati selezionati accuratamente. È particolarmente potente per riassumere documenti complessi, estrarre informazioni chiave e automatizzare attività ripetitive all’interno dell’ecosistema Microsoft.

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