Come usare i Gems in Google Workspace per lavorare meglio

Le aziende oggi cercano modi efficaci per ottimizzare i processi lavorativi sfruttando l’intelligenza artificiale. Google ha introdotto i Gems, assistenti virtuali specializzati che si integrano perfettamente con le app dell’ecosistema Google Workspace, offrendo una soluzione per velocizzare e automatizzare attività complesse riducendo errori e allucinazioni dell’AI.

Questi assistenti virtuali personalizzati sono utili professionisti e aziende che vogliono sfruttare l’intelligenza artificiale in modo sicuro e produttivo, basandosi su documenti aziendali reali invece che su informazioni generiche.

Guarda il tutorial completo su come creare e utilizzare i Google Gems nel video qui sotto:

Cosa sono i Gems di Google

I Gems sono assistenti virtuali basati su Gemini, progettati per svolgere compiti specifici con estrema precisione. A differenza di una chat AI generica, ogni Gem viene addestrato con istruzioni personalizzate e documenti aziendali specifici, garantendo risposte accurate e contestualizzate.

Questi assistenti virtuali Google si integrano direttamente in Google Documenti, Google Fogli e Google Slides, permettendo un flusso di lavoro fluido senza cambiare applicazione.

Creare il tuo primo assistente virtuale

Per creare un Gem personalizzato, accedi a Gemini.google.com e seleziona “Esplora i Gem” dal menu laterale. Clicca su “Nuovo Gem” e definisci:

• Obiettivo chiaro: cosa deve fare l’assistente
• Ruolo e competenze: le expertise specifiche richieste
• Contesto operativo: informazioni sulla tua azienda o settore
• Linee guida: come deve comportarsi l’AI
• Vincoli: cosa deve evitare per prevenire errori

L’elemento cruciale è specificare “non inventare mai statistiche” e “dichiarare esplicitamente quando un dato non è disponibile” per evitare le temute allucinazioni AI.

Come integrare i Gems in Google Workspace

Gli assistenti virtuali Gemini funzionano in Google Documenti, Fogli e Slides solo con piani a pagamento (Google Workspace o Google AI Premium). Per utilizzarli:

Apri il documento in Google Docs e clicca sull’icona Gemini (stellina). Seleziona “Guarda i Gem” e scegli l’assistente appropriato. Aggiungi le fonti necessarie cliccando su “Aggiungi da Drive” per collegare documenti aziendali rilevanti.

Esempio di integrazione dei Gems in Google Workspace

Ecco come implementare un processo completo utilizzando più assistenti AI per aziende:

Fase 1 – Analisi: Un assistente analista esamina la richiesta del cliente utilizzando documenti aziendali come profili clienti e report di mercato, fornendo dati specifici e analisi competitive.

Fase 2 – Proposta: Un secondo Gem specializzato in proposte commerciali elabora una presentazione personalizzata basata sull’analisi precedente e sui case study aziendali.

Fase 3 – Revisione: Un terzo assistente può verificare compliance legale e policy aziendali prima dell’invio.

Organizzazione documenti e team

Per massimizzare l’efficacia degli assistenti virtuali Google, mantieni una struttura organizzata in Google Drive. Crea cartelle specifiche per tipologie documentali e stabilisci convenzioni di nomenclatura condivise dal team.

Questa organizzazione facilita la selezione delle fonti corrette e garantisce che tutti i membri del team utilizzino gli stessi standard, ottimizzando la collaborazione AI.

Vantaggi per la produttività aziendale

I Google Gems offrono vantaggi concreti per l’automazione business:

• Riduzione drastica delle allucinazioni grazie ai documenti proprietari
• Specializzazione per compiti specifici invece di risposte generiche
• Integrazione nativa con strumenti AI Google già in uso
• Scalabilità modulare per processi complessi

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